biimala

Формы регистрации документов контрольная работа

Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа : секретными, конфиденциальными. Информационные документы архива. Похожие работы на - Регистрация документов. Использование документов архива.

Журнальная система регистрации была удобна в организациях до тех пор, пока они получали незначительное количество документов.

Сколько стоит написать твою работу?

При большом объеме документооборота журнальная система имеет ряд существенных недостатков. Так как регистрация в журнале ведется в последовательности поступления документов, ее одновременно может вести только один человек.

При большом количестве полученных документов процесс регистрации занимает много времени и задерживает дальнейшую работу с документами.

Кроме того, журнальная формы регистрации документов контрольная работа регистрации часто приводит к повторной регистрации документов в других структурных подразделениях, куда документ передается.

Но самый главный недостаток журнальной системы регистрации — это невозможность организовать контроль за сроками исполнения документов и оперативно вести информационно-справочную работу по документам. Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостаткитак как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки.

Формы регистрации документов контрольная работа 6912

Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству. Однако наиболее рациональной на сегодняшний день является автоматизированная система регистрации документов на компьютере.

Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Входящие документы обычно регистрируются централизованно. В небольшой фирме их регистрирует секретарь, в учреждении, имеющем канцелярию, — специально выделенный работник или, если объем поступающих документов велик, группа регистрации.

Реферат надежность автомобильной дорогиРеферат о защите природы
Наследие средних веков в истории человечества рефератЗадания по контрольной работе
Девиантное поведение в психологии рефератРаздел жилых помещений реферат

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. При четком взаимодействии с руководителем если руководитель каждое утро просматривает полученную корреспонденцию можно сначала дать ему документы на просмотр, а уже затем, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную форму.

Организация работы в системе. При регистрации поступившего документа записывается название организации лица - автора документа. Технические средства секретаря: компьютерная сеть, Интернет, электронная почта, копировальные устройства Коммерческий успех предприятия во многом зависит от уровня его технического оснащения и эффективности автоматизации процессов управления. Формирование дел. Службы документационного обеспечения управления.

Такие сведения, как ход исполнения документа и номер дела, в регистрационную форму вносятся уже по ходу и после исполнения документа. При регистрации внутренних документов нет даты получения, а есть только дата регистрации, совпадающая с днем подписания. У внутреннего документа, в отличие от входящего, имеется один регистрационный номер.

При регистрации обращений граждан записывается их адрес. Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается количество листов, наличие приложений и т.

Формы регистрации документов Формы регистрации могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная на ПЭВМ. Журнальная система регистрации нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, формы регистрации документов контрольная работа.

До передачи документа руководителю на нем нет резолюции, срока исполнения и исполнителя. Акты, не подлежащие государственной регистрации. Формирование дел. Скачать контрольную работу Читать текст online Посмотреть все контрольные работы. Регистрация документов Регистрация документов - один из ключевых моментов в организации документооборота.

Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т. Работа система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.

Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Журнал учета конфиденциальных документов Номер Дата документа Вид и краткое содержание документа Фамилия исполнителя Номера носителя и листов работа Количество Подпись за получение проекта Экземпляров документа Листов в экземпляре 1 2 3 формы регистрации 5 6 7 8 Таблица 2.

Форма регистрационного журнала обычных входящих документов Дата получения Регистра-ционный номер Корреспон-дент Номер и дата документа Содержание Резолюция Исполнитель Срок исполнения 1 2. Регистрационный журнал представляет собой книгу с разграфленными страницами, в каждой графе фиксируется определенная информация о документе. Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени.

При использовании журнальной формы обеспечивается задача охраны и учета документов, так как последняя запись дает представление об общем количестве зарегистрированных документов, а все данные о регистрации компактно сгруппированы в одной учетной документов контрольная. В то же время журнальная форма регистрации не всегда удобна и имеет работа на 1с недостатков:.

[TRANSLIT]

Получила распространение в зарубежных странах в начале х гг. По сравнению с журнальной карточная форма регистрации имеет ряд существенных преимуществ:. В настоящее время жесткие рекомендации по внешнему виду и составу реквизитов регистрационно-контрольных карточек РКК отсутствуют.

Порядок расположения реквизитов на карточке и использование ее обратной стороны определяется самой организацией. РКК, как правило, изготавливаются из плотной белой бумаги.

В практике делопроизводственных служб применяется цветная индексация для визуального отличия.

Регистрация документов, ее значение, обязательный состав реквизитов при регистрации

Для каждой категории документов, подлежащей регистрации, используется свой цвет карточки. На один поступивший документ заполняется от двух до пяти экземпляров карточки. Количество экземпляров определяется в каждом конкретном случае службой ДОУ исходя из деловой целесообразности. При использовании автоматизированной технологии регистрации документов одна из двух форм: журнальная или карточная заполняется на компьютере.

В этом случае на экран выводится форма журнала или карточки с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе Кузнецов С. Для целей регистрации используется наиболее распространенный тип программного обеспечения - система управления базами данных СУБДкоторая позволяет хранить, систематизировать и обновлять большие объемы информации.

В настоящее время рынок предлагает готовые программные продукты, предназначенные для регистрации документов, они работают как в среде DOS, так и Windows Кузнецов С. Делопроизводство на компьютере. Применение автоматизированной технологии регистрации документов позволяет:. Использование автоматизированной системы регистрации позволяет создать автоматизированную информационно-поисковую систему ИПС по документам организации.

При этом возникает возможность поиска документов по одному или нескольким поисковым признакам. Кроме того, поиск конкретного документа может формы регистрации документов контрольная работа по контексту по любому слову или фразе, содержащимся в документе.

Автоматизированная ИПС позволяет выявить не один документ, а все, связанные по содержанию или по исполнению. Основой для построения ИПС является классификация документов и документной информации и разработанные на этой базе различные классификационные справочники классификаторы. Для того чтобы ввести регистрационные показатели в ИПС, применяются классификаторы, позволяющие быстро вводить значения этих показателей и обеспечивать их однозначное толкование.

К ним относятся следующие классификаторы:. Классификатор видов документов - отображает все виды документов, используемых в организации, как ею самой создаваемых, так и получаемых. Классификатор корреспондентов - включает в себя перечень названий организаций, учреждений, предприятий и других постоянных корреспондентов, с которыми организация связана по роду своей деятельности. Классификатор вопросов пунктуация в сложном предложении формы регистрации документов контрольная работа - включает в себя перечень вопросов деятельности организации с соотнесением их к уровню компетенции, то есть фиксирует распределение обязанностей.

Формы регистрации документов контрольная работа 6369

Классификатор структурных подразделений - разрабатывается на основе организационных документов: устава организации, утвержденной структуры и штатного расписания, положений о структурных подразделениях. Классификатор исполнителей - включает фамилии заместителей руководителей, руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов.

Регистрация - составная часть делопроизводственного процесса.

Регистрация входящего документа в модуле Канцелярия ПК "Делопроизводство"

Она является одной из наиболее трудоемких делопроизводственных операций. Организация регистрации документов в значительной степени определяет трудоемкость всего делопроизводства. Для различных регистрируемых групп документов можно использовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верхнему полю или по диагонали. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две. Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере.

Сколько стоит написать твою работу? Работа уже оценивается. Ответ придет письмом на почту и смс на телефон. Для уточнения нюансов. Мы не рассылаем рекламу и спам. Нажимая на кнопку, вы даёте согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.

Спасибо, вам отправлено письмо.

Урок 14. Регистрация документов. Подписание и утверждение документов.

Проверьте почту. Если в течение 5 минут не придет письмо, возможно, допущена ошибка в адресе. В таком случае, пожалуйста, повторите заявку. Если в течение 5 минут не придет письмо, пожалуйста, повторите заявку. Отправить формы регистрации документов контрольная работа другой номер? Сообщите промокод во время разговора с менеджером. Промокод можно применить один раз при первом заказе.

Факсограммы обязательно должны регистрироваться сотрудниками, отвечающими за регистрацию остальных документов. Нужно отметить, что для этой категории документов имеет значение фиксация несколько иных сведений, например, времени отправки и приема документа, номера телефона исполнителя, данных об отправителе и др. Приложение 3. Журнальная форма регистрации используется тогда, когда необходимо регистрировать документы строгого учета, например конфиденциальную документацию, документы об образовании аттестаты, дипломыдокументы, фиксирующие акты гражданского состояния, удостоверяющие что-либо, и т.

При использовании журнальной регистрации обеспечивается лучшая сохранность сведений о документах. В современной управленческой практике журналы для регистрации документов целесообразно применять, если объем документооборота невелик порядка документов в год.

[TRANSLIT]

При значительных объемах документооборота журнальная форма регистрации имеет ряд существенных недостатков:. Журнальная форма предполагает запись данных о документах по формы регистрации, то документов контрольная только в хронологической последовательности. Основным формы регистрации для поиска документов становится дата их поступления или регистрационных номер.

Поэтому поиск нужных контрольная ведется путем постраничного просмотра всех записей, что требует значительного времени. Еще более затруднено наведение перекрестных справок, когда нужно получить информацию о нескольких документах или найти все документы, касающиеся решения одного вопроса.

Нарушается принцип однократности регистрации. При передаче документа из одного структурного подразделения например, из канцелярии в другое неизбежна повторная регистрация, так как сведения о документе нужны во всех структурных подразделениях, через которые проходит документ.

При большом количестве поступающих и отправляемых документов значительно увеличивается время регистрации, так как при журнальной форме регистрацией может заниматься работа один работник. Это замедляет скорость обработки документов, приводит к увеличению трудозатрат. Значительно затрудняется контроль за сроками исполнения документов. Для того чтобы выявить документы с истекающими сроками исполнения, порой нужно просмотреть многочисленные записи в журнале.

Поэтому на контролируемые документы дополнительно заполняются контрольные карточки, из которых формируется контрольная картотека.

Таким образом, также происходит дублирование процесса регистрации. Карточная похвала эразма роттердамского доклад регистрации делает процесс работа более быстрым и удобным, поэтому она получила достаточно широкое применение в различных организациях и учреждениях.

С помощью копировально-множительной техники создание регистрационных карточек можно облегчить путем копирования верхней части первого листа документа, где размещены основные сведения о нем: автор, название документа, дата индекс, заголовок и т. Для визуального различения регистрируемых групп документов на регистрационные формы могут наноситься цветовые коды — маркером по верхнему краю; ручные регистрационные карточки могут изготавливаться также на картоне различных цветов и различным шрифтом.

Регистрационная карточка имеет лицевую и оборотную стороны. Лицевая сторона предназначена для регистрации документов документов, оборотная — исходящих и внутренних. При регистрации писем-ответов сведения о них заносятся на оборотную сторону карточки, которая уже использовалась для регистрации входящего письма. В настоящее время форма карточки, ее размер, необходимые реквизиты и их расположение определяются самой организацией. Примеры карточек приведены работа Приложении 4. Количество экземпляров регистрационной карточки определяется организацией.

Оно зависит от централизации ведения делопроизводства, количества исполнителей документа, количества справочных карточек и т. Как правило, требуется три экземпляра карточек: два помещают в справочную и контрольную картотеки, один передают исполнителю вместе с документом. Если исполнителей документа больше или справочные картотеки формируются не только по месту регистрации, количество карточек увеличивают.

Обеспечивается реализация принципа однократности регистрации документа. Можно одновременно изготовить необходимое количество карточек и передать их по назначению: исполнителям, для формирования справочных и контрольных картотек.

В отличие от неподвижно скрепленных листов журнала, карточки можно располагать в любой последовательности.

контрольная работа Карточная система позволяет сразу передать один экземпляр карточки в сроковую контрольную картотеку. Таким образом, отпадает необходимость создания специального массива карточек, предназначенного исключительно для ведения контроля за исполнением документов.

Однако на сегодняшний день наибольшее распространение контрольная работа автоматизированные системы регистрации, позволяющие заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно документов базу данных по документам организации.

Автоматизированная электронная форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональные компьютеры или на сервер персональных компьютеров, объединенных в сеть. При использовании автоматизированной формы регистрации сведений о документе вводится в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

Совокупность реквизитов и вид регистрационно-контрольной карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива печать регистрационно-контрольной карточки.

Автоматизированная форма регистрации в настоящее время широко применяется во многих организациях, так как она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации, а именно:.

Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления АСДОУпозволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию. При регистрации в данной системе формы регистрации регистрационно-контрольная карточка РКв которую заносятся сведения о документе, и присваивается регистрационный номер в соответствии с заданным шаблоном.

РК содержит полный набор реквизитов, предусмотренных стандартами российского делопроизводства. Для отражения ведомственной или отраслевой специфики состав полей РК может быть расширен за счет дополнительных реквизитов.